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入行成為外商科技業品牌公關之後，有別於之前在影視產業的經驗，我經常會有寫 Briefing Book 的機會，第一次聽到 Briefing Book 的人可能會一頭霧水，讓我透過文章解釋一下，將 Briefing Book 翻成中文可以想成是活動參與的懶人包、大補帖或是將資訊彙整在一起的文件。
Why Briefing Book?
身處在外商公司中，可以想見組織的龐大，需要處理對外溝通（External Communications）、對內溝通（Internal Communications）、高階主管溝通（Executive Communications）（詳情見：[大解密]科技業品牌公關都在做什麼？）等來自各方的需求。當所服務的主管或決策者需要參加跨國、跨區域的活動，或是受邀參與媒體記者會、接受訪問等活動時，並混合著中文、英文等不同的發言需求，此時，透過 Briefing Book 的整理、去蕪存菁，便可以幫助日理萬機的主管或決策者迅速進入到主題之中，在對的時間點發表事前討論好的發言內容或做出符合企業風格的反應。
Briefing Book 通常伴隨著口頭簡報，向主管或決策者介紹重要的媒體/活動意涵。理想上，主管或是決策者在聆聽口頭說明後，搭配參考 Briefing Book 的內容，可以加深對該活動的印象，獲得詳細的資訊。
Briefing Book 是口頭簡報的補充，有時候，也可以作為口頭簡報的替代。讓主管或決策者可以透過閱讀 Briefing Book 的內容，完整了解該活動及自己扮演的角色。
Briefing Book 包含哪些資訊?
- 活動主旨簡介：詳細闡述活動的宗旨（一項）與目的，可以條列式的內容就不以段落闡述。
- 活動時間地點
- 活動參與人：詳列活動的主要參與人，若是要安排媒體訪問的活動，需蒐集最近一篇與該主管或決策者、或是關於整體產業的報導，提供報導方向的參考。另外，針對採訪者背景，也可以盡可能做調查，一方面讓主管或決策者了解對方背景，另一方面也可以提供主管或決策者在雙方開場時的暖身話題。
- 活動流程：詳列各時間點搭配活動進行的流程，並明確標示出需要主管或決策者出場、發表意見的時段。
- 媒體提問方向：事先詢問活動中/媒體採訪時，希望問及主管或決策者的方向，提供主管或決策者參考。
- 媒體提問擬答：就前項蒐集到的資料，站在主管或決策者的立場進行擬答。
- Dress Code：是正式場合？還是雞尾酒派對？需要拍攝團體照？還是個人照留影？將適合該活動的 Dress Code 事先調查清楚，以利主管或決策者準備。另外，在後疫情時代，實體活動需要戴上口罩，也有遇過主管或決策者在乎口罩顏色的搭配，避免與活動背板融為一體，抑或是可以善用機會，配戴具有企業特徵或特殊製作的口罩。
Briefing Book 給主管或決策者的時間點?
- 活動出席：在活動流程確定後盡早提供，理想上通常是活動開始前提前一周。
- 媒體訪問：理想上也是盡早，但有些時候詢問提問方向得到的答覆不會這麼快，至遲活動開始前 24 小時提供主管或決策者參考。
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